Ein Verwalterwechsel in einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ist ein bedeutender Schritt. Oft geht er mit Unzufriedenheit über die bisherige Verwaltung, strukturellen Veränderungen oder dem Wunsch nach besserem Service einher. Doch der Wechsel ist rechtlich geregelt und an bestimmte formale und inhaltliche Voraussetzungen gebunden. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie der Wechsel einer WEG-Verwaltung abläuft – Schritt für Schritt.
1. Gründe für einen Verwalterwechsel
Die Gründe für einen Verwalterwechsel sind vielfältig:
- Schlechte Erreichbarkeit oder fehlende Transparenz
- Unvollständige oder verspätete Abrechnungen
- Konflikte in der Kommunikation mit Eigentümern
- Fehlendes Engagement bei Instandhaltungsmaßnahmen
- Ablauf des bestehenden Verwaltervertrags
Oft ist es eine Kombination mehrerer Faktoren, die zur Neuorientierung führt.
2. Rechtliche Grundlage: Wohnungseigentumsgesetz (WEG)
Seit der Reform des WEG-Gesetzes 2020 ist geregelt, dass ein Verwalter grundsätzlich durch Beschluss der Eigentümerversammlung bestellt und abberufen werden kann – jederzeit, ohne Angabe von Gründen (§ 26 Abs. 3 WEG).
Allerdings bedeutet die Abberufung nicht automatisch die sofortige Beendigung des Verwaltervertrags. Dieser bleibt zunächst weiterhin gültig, sofern keine gesonderte Kündigung vereinbart oder beschlossen wird.
3. Der Ablauf in der Praxis – Schritt für Schritt
a) Prüfung des bestehenden Vertrags
Bevor ein Wechsel eingeleitet wird, sollte die Eigentümergemeinschaft den aktuellen Verwaltervertrag prüfen:
- Wie lange läuft der Vertrag noch?
- Gibt es eine ordentliche Kündigungsfrist?
- Besteht eine Möglichkeit zur außerordentlichen Kündigung bei Pflichtverletzungen?
Tipp: Eine juristische Prüfung durch einen Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht kann helfen, mögliche Stolperfallen zu vermeiden.
b) Suche und Auswahl eines neuen Verwalters
Parallel zur Prüfung kann bereits die Suche nach einem neuen Verwalter beginnen. Kriterien für die Auswahl sollten u.a. sein:
- Qualifikation und Erfahrung
- Referenzen und Transparenz
- Leistungsangebot und technische Ausstattung (z. B. digitale Eigentümerportale)
- Persönliches Auftreten in Gesprächen oder Vorstellungsrunden
Idealerweise stellen sich mehrere Anbieter vor. Auch eine Angebotsübersicht in der Einladung zur Versammlung ist üblich.
c) Eigentümerversammlung einberufen
Der Wechsel wird in einer ordentlichen oder außerordentlichen Eigentümerversammlung beschlossen. Die Einladung zur Versammlung muss rechtzeitig (mindestens 3 Wochen vorher) mit einer Tagesordnung versendet werden, die u.a. folgende Punkte enthalten sollte:
- Abberufung der aktuellen Verwaltung
- Kündigung des bestehenden Vertrags (sofern erforderlich)
- Bestellung der neuen Verwaltung
- Zustimmung zu den Vertragsbedingungen der neuen Verwaltung
d) Beschlussfassung
Für jeden dieser Punkte ist ein Mehrheitsbeschluss der anwesenden oder vertretenen Eigentümer erforderlich. Dabei gilt das Kopfprinzip: Jeder Eigentümer hat eine Stimme, unabhängig von der Anzahl seiner Einheiten (sofern in der Teilungserklärung nichts anderes geregelt ist).
e) Protokollierung und Dokumentation
Alle Beschlüsse müssen im Protokoll festgehalten und nach der Versammlung allen Eigentümern zugestellt werden. Die neue Verwaltung erhält im Anschluss einen schriftlichen Vertrag sowie den offiziellen Beschluss über ihre Bestellung.
f) Übergabe und Beginn der neuen Verwaltung
Die alte Verwaltung ist verpflichtet, alle Unterlagen und Gelder an die neue Verwaltung zu übergeben – dazu gehören u.a.:
- Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne
- Kontoauszüge, Rücklagenübersichten
- Eigentümerverzeichnis
- Verträge mit Dienstleistern
- Schlüssel, Wartungsunterlagen, Versicherungsnachweise
Je strukturierter die Übergabe, desto reibungsloser beginnt die Arbeit der neuen Verwaltung.
Besonderheiten bei Pflichtverletzungen
Wenn eine Verwaltung grob gegen ihre Pflichten verstößt (z. B. bei Untreue, Verschleppung von Instandhaltung oder dem Ignorieren von Beschlüssen), kann auch eine außerordentliche Kündigung des Vertrags in Betracht gezogen werden – juristisch gut begründet und idealerweise mit anwaltlicher Begleitung.Fazit
Ein Wechsel der WEG-Verwaltung ist kein Alltagsvorgang – aber rechtlich und organisatorisch gut machbar. Eine gründliche Vorbereitung, transparente Kommunikation innerhalb der Eigentümergemeinschaft und eine professionelle Auswahl der neuen Verwaltung sind entscheidend für eine erfolgreiche Neuaufstellung.
Unser Tipp: Nutzen Sie die Gelegenheit des Wechsels, um die Zusammenarbeit neu zu strukturieren – mit klaren Zielen, digitalen Prozessen und einem Verwalter, der Ihre Immobilie wirklich versteht und begleitet.
Wenn Sie Unterstützung bei der Verwaltersuche, der rechtlichen Einordnung oder der Kommunikation innerhalb Ihrer WEG benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Seite.
